ما قبلاً درباره برخی از مستندات (مکتوب) مورد نیاز برای حرفه‌ای شدن در مدیریت پروژه‌ها بحث کرده‌ایم و با پیشروی در این دوره به معرفی سایر آنها خواهیم پرداخت. مزیت - در واقع، هدف اصلی – این مستندات برقراری ارتباط با ذینفعان، درباره آنچه دقیقا درجریان است، آنچه از آنها خواسته می‌شود و جایگاه نسبی آنها در کل پروژه می‌باشد. با این وجود، از آنجا که این دارایی‌ها در سطوح مختلفی هستند و (همانطور که خواهیم دید) به طور مرتب تغییر می‌کنند، برای حفظ آنها در دوران حیات پروژه نیاز به تلاش اختصاصی است.
همچنین این ریسک وجود دارد که برخی از اعضای تیم پروژه و یا ذینفعان بخواهند این مستندات را دوربزنند وآنها را به راحتی از بین بروند. مکتوب کردن مطالب یک بحث است، جوابگویی خود و دیگران در برابر اجرای این مستندات، هنوز هم مستلزم مداخله واقعی مدیر پروژه است. فراتر از برنامه‌ها، گزارش‌ها و فرم‌ها که به‌عنوان بخشی از متدولوژی پروژه نگهداری می‌کنید، مدیر پروژه نیز ملزم به ایجاد یک جریان پایدار از مکاتبات با ذینفعان از طریق ایمیل، متن و رسانه‌های اجتماعی می‌باشد.
اصل کلیدی که هنگام نوشتن برای پروژه‌ها باید به خاطر بسپارید، ایجاد پیام‌های خود با ویژگی‌های زیر است:
vمختصر
vمبتنی بر اقدام، و
vدرک آسان آن
این اتفاقی است که وقتی یک هفته از کارتان مرخصی بگیرید، ممکن است رخ بدهد
نوشتن خوب ارتباط را ساده می‌کند، اما به‌ندرت اتفاق میافتد که در اولین نوشته موفقیت آمیز باشد. تا جایی که ممکن است، بین نوشتار، ویرایش و تصحیح، مکث‌هایی قراردهید؛ برای پیام‌های مهم بهتر است پیش از انتشار از فرد مجرب دیگری برای بررسی نوشته خود کمک بگیرید. البته، یک هدف باعث متمرکز شدن پیام شما می‌شود و آن را منسجم‌تر می‌کند، اما هدف باعث ساده تر شدن نوشتن نخواهد شد. هیچ کس نمی‌خواهد وقت حرفه‌ای خود را برای خواندن یک پیام مبهم بگذارد که آنها را به فکر فرو ببرد.
زبان ساده
زبان ساده می‌تواند منجر به از دست رفتن فرصت‌ها، بروز اشتباهات یا شکایاتی شود که زمانی را از مدیر پروژه برای حل آن می‌گیرد.
زبان ساده روشی برای ارائه اطلاعات است تا به‌کسی که اولین باری آن را می‌خواند یا می شنود، کمک می‌کند آن را درک کند. به آنها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مورد نیاز خود را بدست آورند، به راحتی رمزگشایی کنند و در صورت نیاز اقدام کنند. همچنین احترام و توجه به خوانندگان را نشان می‌دهد، که می‌توانند به ایجاد روابط بهتر کمک کند.
در اینجا چهار مرحله آورده شده است که شما را برای تبدیل شدن از خواننده‌ای که به یک صفحه خالی خیره شده به یک خواننده کاملاً آگاه رهنمون می‌کند.
به خواننده خود فکر کنید.
مهم نیست که چه نوع سندی را می‌نویسید، از یک ایمیل کوتاه گرفته تا یک گزارش طولانی، در ابتدا لازم است که درباره خواننده خود آگاه باشید.
§این سند را برای چه‌کسی می‌نویسید؟
§چرا آن را می‌نویسید؟
§خواننده‌ها چقدر با کلمات و اصطلاحاتی که احتمالاً استفاده می‌کنید آشنا هستند؟
§چه موضوعاتی را فرض کرده‌اید که آنها می‌دانند؟
§آنها چگونه سند را می‌خوانند؟
§آیا آنها آن را مستقیماً می‌خوانند یا فقط بخشهایی که به آنها علاقه دارند را می‌خوانند؟
§آیا آنها به اطلاعات پیش زمینه‌ای نیاز دارند؟
§می‌خواهید چه اقدامی انجام دهند؟
§آیا چیزی وجود دارد که بخواهید در اثر خواندن یا شنیدن آن را انجام دهند، به آن فکر کنند یا احساسش کنند؟
§آیا بیش از یک خواننده وجود دارد؟ بنابراین، آیا لازم است اسناد جداگانه‌ای تهیه شود؟
برای اسناد طولانی‌تر ، نوشتن یک برنامه کوتاه، قبل از شروع برای شما مفید است.
مطالب(محتوا) خود را بنویسید
درست است که استفاده از کلمات طولانی مشکلی ندارد، اما در صورت وجود کلمات کوتاه نیازی به استفاده از آنها نیست.
در مورد جملات نیز همین امر صدق میکنددرحالی که هیچ قانون سختگیرانه‌ای در مورد طول جمله وجود ندارد، اما سعی کنید طول جملات را به طور متوسط بین 15 تا 20 کلمه نگه دارید.
اگر نیاز به استفاده از زبان یا اصطلاحات خاص دارید، حتماً معنی آن را توضیح دهید. همچنین مراقب کلماتی باشید که پیام شما را پیچیده می‌کند، مانند:
Øعبارات واژه دار - استفاده از کلمات بیشتر از آنچه برای گفتن چیزی، لازم دارید(من کسی که روبرویم می‌بینم را خیلی دوست دارم)
Øعبارات اسمی - گروهی از چند اسم که به هم پیوسته‌اند.( من برای خرید کفش به بازار رفتم)
Øحشو-دو کلمه ای که معنی یکسانی دارند .(حسن خوبی)
Øمنفی در منفی-دو کلمه منفی که یک کلمه تأثیر یکسانی داشته باشد.(عدم نبودمنابع)
در پایان، به هرگونه زیر متنی که به نوشتار شما پروبال می‌بخشد توجه کنید.
زیر متن در ارتباطات نوشتاری در قالب بندی، قلم، لحن و استفاده از علائم نگارشی، تصاویر، شکلک‌ها و مواردی از این دست آشکار می‌شود.به عنوان مثال، ببینید که چگونه معنی جملات زیر از طریق زیر متن تغییر می‌کند.
·فکر می‌کنم علی در این پروژه کار بزرگی انجام داد.
·من فکر می‌کنم علی در این پروژه کاری "عالی" انجام داد.
زیر متن غالباً به‌صورت نامحسوس و ناخودآگاه از حال درونی شما خبر می‌دهد.
حتی اگر کلمات خود را با دقت انتخاب کنید، ایمیلی‌که با حالتی عصبانی نوشته شده باشد، غالباً متنی تند خواهد داشت. این مرحله بعدی را بسیار مهم می‌کند.
آنچه را که نوشته‌اید بررسی کنید.
ویرایش ساختاری (یا ماهیتی)
در اینجا شما باید به ساختار و شکل کلی سند نگاه کنید.
·آیا اطلاعات به ترتیب منطقی چیده شده است که خواننده شما می‌تواند به راحتی دنبال کند؟
·آیا همه چیزهایی که خواننده شما باید در آنجا بداند وجود دارد؟
·آیا شامل اطلاعاتی است که خواننده شما به آنها نیازی ندارد؟ اگر چنین است، می‌توانید آن را حذف کنید.
·احساس خواننده در انتهای سند چگونه خواهد بود؟
ویرایش کپی
در اینجا شما به دنبال جملات و کلمات هستید:
§آیا کلمات و عبارات روزمره ای که استفاده می‌کنید به قدری که خواننده با آن آشنا باشد، واضح می‌باشد؟
§آیا همه کلمات و اصطلاحات تا جای ممکن مختصرو مفید هستند.
§آیا در نحوه نوشتن کلمات و اصطلاحات ثابت قدم بوده‌اید؟
§آیا آنچه نوشتید دقیق است؟
تصحیح
این کار درمورد بررسی نهایی هرگونه ویرایش یا اشتباه تایپی است.
§آیا کلمات، نام‌ها، آدرس‌ها، ایمیل‌ها و وب سایت‌ها به درستی نوشته شده‌اند؟
§آیا همه شماره‌ها از جمله شماره تلفن‌ها درست هستند؟
§آیا طرح، اشکالی ندارد؟ آیا صفحه‌ها در جای مناسب قرار دارند؟ آیا همه مواردی که باید در سند قید شوند در جای مناسب قرار دارد؟
نوشته خود را با کمک خوانندگان ارزیابی کنید.
هنگام نوشتن در مورد موضوعات پیچیده، مهم یا بحث برانگیز، سرانجام باید سند خود را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که افراد به سرعت و به راحتی آن را درک می‌کنند.
حتی اگر این یک ایمیل داخلی برای تعداد کمی از کارکنان باشد، بازهم ارزش دارد که از اطرافیان نظرشان را بپرسید.افرادی که در مورد جایگاه و محل شما چیزی نمی‌دانند، گاهی اوقات در تشخیص متن نامشخص، بهترین گزینه هستند.
همچنین ممکن است ارزش داشته باشد سند خود را با برخی از افرادی که احتمالاً از آن استفاده می‌کنند آزمایش کنید.
آزمایش‌کردن پول، زمان و انرژی شما را در پاسخ دادن به سوالات ذخیره می‌کند و اصلاحات را در آینده انتشار و پخش می‌کند.
تگ ها
Working from Bristol & London we deliver projects throughout
the UK & internationally, applying rigorous technical expertise with
positivity and enthusiasm to bring ideas to reality.
به خواننده خود فکر کنید.
مطالب(محتوا) خود را بنویسید
آنچه را که نوشته‌اید بررسی کنید.
نوشته خود را با کمک خوانندگان ارزیابی کنید.
