پیاده‌سازی نظام مدیریت سبد پروژه‌ها
پیاده‌سازی نظام مدیریت سبد پروژه‌ها
سوالات:
مدیریت سبد پروژه‌ها چیست؟
خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها چه منافعی برای سازمان دارد؟
پورتفولیو یا سبد پروژه‌ها چیست؟
یک پورتفولیو یا همان سبد پروژه‌ها، عبارت است مجموعه‌ای از پروژه‌ها، طرح‌ها، پورتفولیوهای فرعی و عملیاتی که به صورت یک گروه در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان، مدیریت می‌شوند.
تعریف مدیریت سبد پروژه‌ها چیست؟
تعریف مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها چیست؟
مطابق تعریف استاندارد، مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها (Project Portfolio Management) یا سبد پروژه‌های سازمان، به عنوان مدیریت متمرکز یک یا چند سبد پروژه‌ها برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان تعریف می‌شود. در یک پورتفولیو، طرح‌ها، پروژه‌ها یا سایر پورتفولیوهای زیرمجموعه ممکن است لزوما وابسته به یکدیگر یا مستقیما مرتبط به یکدیگر نباشند.
مدیریت سبد پروژه‌ها (Project Portfolio Management) معمولاً توسط سازمان‌ها برای شناسایی بازده احتمالی یک پروژه استفاده می‌شود. مدیریت پورتفولیو این امکان را برای شرکت‌هایی که می‌خواهند در پروژه‌های جدید (و اغلب رقابتی) سرمایه‌گذاری کنند، فراهم می‌کند تا ریسک‌های ذاتی هر یک از پروژه‌ها را پیش‌بینی کرده و تصمیمی آگاهانه بگیرند. البته ارزش مدیریت سبد پروژه‌ها فراتر از این است. همچنین ارتباط تیمی را تسهیل می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که همه طرف‌های درگیر در پروژه‌ها همراستا هستند.
هنگامی که مدیریت سبد پروژه‌ها به درستی انجام شود، ابزاری با ارزش برای بدست آوردن حمایت کلیه ذینفعان یک سازمان است. با فعال کردن ذینفعان مختلف (از جمله مشتریان و مدیران شرکت) برای دیدن تصویر بزرگتر (Bigger Picture)، به دست آوردن بازخورد مداوم، درک، مدیریت و کاهش ریسک‌ها، اختلاف نظر بسیار کمتری بوجود می‌آید؛ این اختلاف نظرات غالباً می‌تواند آفت مدیریت موفق پروژه باشد. PPM همچنین شفافیت، حاکمیت و پاسخگویی را افزایش می‌دهد.
خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
اگر سازمان یا شرکت شما، پروژه‌ها، یا خدمات، و یا محصولات مختلفی دارد، یا اصطلاح، سبد (پورتفولیو) پروژه‌ها دارد و انتخاب پروژه در آن به درستی و با معیارهای کامل و جامعی سنجیده نمی‌شود، و پروژه‌های اجرا شده و تحویل داده شده، ارزش کافی برای سازمان شما نمی‌افریند شما به پیاده‌سازی سیستم مدیریت پورتفولیو یا سبد پروژه‌ها در سازمان خود نیاز خواهید داشت. در این زمان مشاورین شرکت راهبری مدیریت آرمانی شما را در پیاده‌سازی این نظام همراهی خواهند کرد.
خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها چه منافعی برای سازمان دارد؟
هدف اصلی مدیریت سبد پروژه‌ها به حداکثر رساندن مزایایی است که یک شرکت از پروژه‌هایی که انجام می‌دهد، دریافت می‌کند. این لزوما شامل انتخاب فقط آن دسته از پروژه‌هایی است که -با در نظر گرفتن منابعی که باید اختصاص داده شود و همچنین همراستا بودن آن با اهداف استراتژیک شرکت- ، مقدار ارزش مناسبی را ارائه می‌دهند. اهداف دیگر شامل دستیابی به تعادل در سبد پروژه از طریق اطمینان از آمیختگی مناسب از پروژه‌های پرریسک و کم‌ریسک و بلند مدت و کوتاه مدت است. با ایجاد یک ترکیب بهینه از پروژه‌ها، PPM تضمین می‌کند که یک شرکت در موقعیت بهتری برای دستیابی به اهداف عملیاتی و مالی خود قرار دارد.
تفاوت بین مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژه‌ها چیست؟
مدیریت پروژه و پرتفوی پروژه‌ها نیاز به برخی مهارت‌های کلی یکسانی دارد، اما با وجود نام‌های مشابه آن‌ها، مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژه‌ها در واقع کاملاً متفاوت است.
همانطور که می‌دانید مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های فعالیت‌های پروژه به منظور برآورده کردن نیاز پروژه است و اهمیت آن نمی‌تواند بیش از حد مورد تأکید قرار گیرد.
از طرف دیگر واژه عملی در مدیریت سبد پروژه‌ها، "سبد" است. مدیریت سبد پروژه‌ها در اصل به پروژه‌های در حال اجرا توجه نمی‌کند، بلکه تمرکز آن بر انتخاب این پروژه‌ها است که باید در آن شرکت کنید و چگونه در آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید، بر اساس این که آن‌ها از اهداف شرکت پشتیبانی می‌کنند یا خیر. پروژه‌هایی که در محدوده اهداف شرکت نمی‌گنجند، از بحث حذف می‌شوند.
برای مثال اگر مدیریت سبد یک شرکت فناوری را بر عهده داشتید، به احتمال زیاد شما یک پروژه ساختمان پیشنهادی را رد خواهید کرد، زیرا این امر با استراتژی اعلام شده شرکت برای تمرکز فقط روی برخی از انواع از پیش تعریف شده پروژه‌های فنی مطابقت ندارد.
کلام آخر:
اگر از انتخاب پروژه‌ها در سبد سازمان‌تان رضایت ندارید و معتقدید پروژه‌ها به درستی برای اجرا انتخاب نمی‌شوند، ما در شرکت راهبری مدیریت آرمانی به عنوان مشاور توصیه می‌کنیم از خدمت پیاده‌سازی یا استقرار نظام مدیریت پورتفولیوی یا سبد پروژه‌ها استفاده نمایید. مشاورین شرکت راهبری مدیریت آرمانی با افتخار در پیاده‌سازی و استقرار سیستم مدیریت سبد پروژه در کنار شما خواهند بود تا بهترین نظام ممکن برای انتخاب پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان شما محقق شود.
