پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه
پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه
سوالات:
دفتر مدیریت پروژه چیست؟
انواع دفاتر مدیریت پروژه چیست؟
خدمات پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
خدمات پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه چه منافعی برای سازمان دارد؟
دفتر مدیریت پروژه چیست؟
طبق استاندارد، دفتر مدیریت پروژه (PMO)، ساختار یا تشکل سازمانی است که فرآیندهای حاکمیتی مرتبط با پروژه را استاندارد کرده و تسهیم منابع، متدولوژی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها را تسهیل می‌کند. مسئولیت‌های یک دفتر مدیریت پروژه می‌تواند طیفی شامل تدارک وظایف پشتیبانی مدیریت پروژه تا مدیریت مستقیم یک یا چند پروژه را در برگیرد.
وظیفه اولیه یک دفتر مدیریت پروژه
انواع دفاتر مدیریت پروژه چیست؟
جندین نوع ساختار برای دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها و شرکت‌ها وجود دارند که هر یک بسته به درجه کنترل و تاثیری که بر پروژه‌های درون سازمان دارند، متفاوت است، از جمله:
-دفتر حمایتی
در دفترهای مدیریت پروژه حمایتی (Supportive)، با استفاده از الگوها، راهکارهای برتر، آموزش، دسترسی به اطلاعات و درس‌های آموخته شده از دیگر پروژه‌ها، یک نقش مشاوره‌ای را برای پروژه‌ها ایفا می‌کنند. این نوع از PMOها، به صورت یک مخزن پروژه، ارائه خدمت می‌نمایند. این دفاتر، درجه کنترلی اندکی دارند.
-دفتر کنترلی
دفاتر مدیریت پروژه کنترلی، ضمن پشتیبانی، در موارد مختلف نیز نیاز به انطباق دارند. درجه کنترل ایجاد شده توسط این دفتر، متوسط است. انطباق ممکن است شامل موارد زیر باشد:
1-اقتباس متدولوژی‌ها یا چارچوب‌های مدیریت پروژه؛
2-استفاده از ابزارها، فرم‌ها یا الگوهای خاص؛ و
3-تبعیت از چارچوب‌های حاکمیتی.
-دفتر دستوری
دفاتر مدیریت پروژه دستوری، از طریق مدیریت مستقیم پروژه‌ها، کنترل آنها را به دست می‌گیرند. مدیران پروژه توسط دفتر مدیریت پروژه منصوب شده و به آن گزارش می‌دهند. درجه کنترل شده این نوع دفتر مدیریت پروژه زیاد است.
البته امروزه انواع بسیار متفاوتی از دفتر مدیریت پروژه وجود دارد دفاتری با نام‌های اختصاری EPMO، PPMO، PgMO، PMO، و PSO، که توصیه می‌کنیم مقاله‌ای را که در شرکت راهبری مدیریت آرمانی در این زمینه برایتان آماده کرده‌ایم، مطالعه بفرمایید.
خدمات پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
اگر سازمان یا شرکت شما، یک شرکت پروژه محور است، و تمایل دارد مدیریت پروژه در سازمان به صورت یکپارچه در تمامی پروژه‌ها برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و پایش شود، به یک دپارتمانی نیاز خواهید داشت تا این موضوع را برای شما محقق نماید. بنابراین اگر سازمانی هستید تنها یک یا دو پروژه دارید شاید نیازی به دفتر مدیریت پروژه نداشته باشید و یک تیم قوی مدیریت پروژه، برای پروژه شما کفایت کند؛ اما در صورتی که تعدد پروژه‌ها در سازمان شما زیاد است و به استانداردسازی و یکپارچه‌سازی مدیریت در پروژه‌هایتان می‌اندیشید، دفتر مدیریت پروژه برای شما الزامی است.
خدمات پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه چه منافعی برای سازمان دارد؟
دفتر مدیریت پروژه به مدیران پروژه می‌گوید كه چگونه باید هر پروژه را با تعیین بهترین روش‌ها، راهکارهای برتر، استانداردها و خطوط مبنا مدیریت كنند. آنها قانون‌گذارانی هستند که اطمینان حاصل می‌کنند که اجرای پروژه‌ها مطابق دستورالعمل‌های تعیین شده انجام می‌شود. این امر به این منظور است که شرکت در اجرای پروژه‌های خود از یک سبک خاصی پیروی نماید تا همواره به سمت تحویل پروژه با محدوده کامل، در زمان تعیین شده، بودجه مصوب و با کیفیت مورد انتظار پیش رود.
کلام آخر:
اگر در نظر دارید مدیریت پروژه‌ها را شرکتتان به صورت استاندارد و یکپارچه پیش ببرید و واحد یا دپارتمانی را در شرکت مخصوص این امر در نظر بگیرید، ما در شرکت راهبری مدیریت آرمانی به عنوان مشاور توصیه می‌کنیم از خدمت دفتر مدیریت پروژه استفاده نمایید. البته بهتر است پیش از اقدام، براساس انتظارات سازمان، نوع کارکرد دفتر مدیریت پروژه مدنظرتان را مشخص نمایید. مشاورین شرکت راهبری مدیریت آرمانی با افتخار در انتخاب نوع دفتر و استقرار دفتر مدیریت پروژه در کنار شما خواهند بود تا بهترین حالت ممکن برای تشکیل یا بهبود PMO در سازمان شما محقق شود.
