بر اساس تعریف مؤسسه PMI، مدیریت پروژه: استفاده از دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکهای ویژهای است برای انبوهی از فعالیتهای تعریفشده در چهارچوب(Scope) پروژه میکند که جهت برآورده شدن الزامات یک پروژه میشوند بهمنظور دستیابی به ارزشی برای مردم، انجام میپذیرد. (پروژه: تلاشی است موقت به منظور تولید محصول، خدمت یا نتیجهای منحصربهفرد.)
یکی از خدمات مورد نیاز سازمانهای پروژه محور، خدمت پیادهسازی نظام مدیریت پروژه یا استقرار سیستم مدیریت پروژه در سازمان است. این خدمت با هدف نظاممند شدن سیستم مدیریت پروژه سازمان و استفاده از مزایای آن ارائه میشود که در ادامه به برخی از آنها اشاره شده است. هم اکنون بسیاری از سازمانها پروژههای خود را به صورت سنتی مدیریت میکنند و در عمل با چالشهایی زیادی روبرو هستند استقرار نظام مدیریت پروژه میتواند برخی از این چالشها را کاهش دهد و موجب افزایش احتمال مدیریت و اجرای موفقیتآمیز پروژه گردد.
سؤالات:
§پیادهسازی نظام مدیریت پروژه چیست؟
§بهترین مشاورهای استقرار نظام مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟
§روش پیادهسازی سیستم مدیریت پروژه چیست؟
§مبانی مدیریت پروژه چیست؟
§مراحل پیادهسازی نظامهای مدیریت پروژه مانند PMBOK چیست؟
فردی را تصور کنید که مشغول اجرای وظایف خود در سازمان است. این وظایف، مشخص، روتین و مدام در حال تکرار هستند. این فرد یک روز ایمیلی از مدیر خود دریافت میکند که از وی خواست کرده، در کنار کار روتین روزانه خود، مدیریت پروژهای کوچک را نیز برعهده بگیرد. از آنجاییکه پروژه تعریف شده، پروژه کوچکی است، فرد بیدرنگ مشغول اجرای آن میشود و با اینکه وی دانش یا تجربهای در زمینه مدیریت پروژه ندارد، در مدت یک ماه پروژه را با موفقیت به اتمام برساند و تحویل دهد.
حال، حالتی را تصور کنید که بجای یک پروژه کوچک، چندین پروژه همزمان با مقیاسهای مختلف بر دوش فرد گماشته میشد، آیا این امکان وجود دارد که بدون داشتن ساختاری منظم و از پیش تعیین شده، همزمان تمامی پروژهها را با موفقیت به انجام رساند؟ قطعا پاسخ این است که فرد مورد نظر، بدون تدبیری همه جانبه برای نظامی ساختار یافته برای مدیریت چند پروژه با چالشهای زیادی روبرو خواهد شد که احتمال عدم موفقیت در پروژههایش را افزایش خواهد داد.
فرد ذکر شده میتواند نمادی از یک سازمان پروژه محور باشد. در شرکتها و سازمانهای پروژه محور (سازمانهایی که کسب و کار آنها بر مبنای پروژههای متعدد است.) یک از مهمترین چالشها، اجرای منظم پروژههای متعدد و بعضا همزمان است. برای اجرای منظم پروژهها نیاز به تدبیری سیستماتیک، همه جانبه و یکپارچه وجود دارد که از آن به نظام مدیریت پروژه تعبیر میکنیم. به زبان ساده، این نظام مجموعهای از مفاهیم، فرآیندها و مستندات است که باعث میشود هنگام اجرای پروژهها، مشخص باشد که:
§چه کاری باید انجام شود؟
§چگونه باید انجام شود؟
§توسط چه کسی باید انجام شود؟
§چه زمانی باید انجام شود؟
در چنین شرایطی، فضای عدم قطعیت و پیچیدهی پروژهها تسهیل خواهد شد و کارها با آرامش بیشتری اجرا خواهد شد و مدیریت و کنترل کار سادهتر خواهد بود.
هدف سازمانها، رسیدن به ارزش تجاری است و استقرار نظام مدیریت پروژه در سازمان با پیادهسازی استراتژیها در قالب اجرای موفقیتآمیز پروژهها به این هدف کمک میکنند. مزایای دیگر احتمالی آن است ممکن است شامل این موارد باشد:
مزایای پیاده سازی نظام مدیریت پروژه
البته این مزایا اغلب به صورت تدریجی ایجاد میشوند. لذا مدیران اجرایی باید نحوه انتخاب، پیشرفت و تحقق منافع مورد انتظار را در نظر بگیرند و برای آن برنامهریزی کنند. این امر باید با سرمایهگذاری در راهکارهای مدیریت پروژه، به منظور ارائه پیامدهای بهتر کسب و کار و ارزش طولانی مدت پایدار کسب و کار اتفاق بیافتد.
در زمان رکود اقتصادی، این سرمایهگذاری از اهمیت بیشتری برخوردار میشود، زیرا پیروی از روشها و استراتژیهای مدیریت پروژه:
که برای نجات یافتن در طول یک بحران اقتصادی بسیار حیاتی است.
سازمانها غالباً بر اساس مشکلات قابل توجه پیش آمده در سازمان در جنبههای مختلفی از مدیریت پروژه سرمایهگذاری میکنند. این مشکلات مهم منجر به گفتگو در مورد مدیریت پروژه و سرمایهگذاریهای تاکتیکی کوچک برای جلوگیری از مشکلات قابل توجه بعدی میشود یا باعث نشان دادن پیشرفتهای از آخرین مشکل مهم رخ داده میگردد. این سرمایهگذاریهای تاکتیکی شامل مواردی است نظیر:
§افزایش موقتی منابع
§آموزش مدیریت پروژه و
§پیادهسازی ابزار
اگرچه هرکدام از این راهحلهای باعث ارتقا سطحی از پیشرفت سازمان میشود و ممکن است در کوتاه مدت پیشرفتهای تدریجی ایجاد شود، اما در اغلب اوقات این راهحلها به ریشه مسائل واقعی که یک سازمان با آن روبرو است، نمیپردازد.
راهکار بهبود وضعیت مدیریت و اجرای پروژه چیست؟
برای حل مشکلات واقعی پروژهها در سازمانها و شرکتهای پروژه محور، نیاز به استقرار یک نظام مدیریت پروژه جامع و کامل است. برای این منظور، بسته به نوع شرکت یا سازمان، بایستی یک نظام مشخص براساس یکی از مدلهای مدیریت پروژه متناسبسازی و پیادهسازی شود. هر نظامی بسته به نوع مدل منتخب، میتواند دارای مفاهیم، حوزهها، فرآیندها و مستندات متفاوتی باشد. انتخاب نوع مدل، در بخش جداگانهای به صورت جامع و مستقل بحث شده است.
پیادهسازی نظام مدیریت پروژه برای چه شرکتهایی امکانپذیر است؟
به طور کلی هر سازمانی که پروژه دارد، میتواند نظام مدیریت پروژه استقرار دهد؛ اما به عنوان یک مشاور باید توصیه کنیم که این خدمت برای برخی از سازمانها و شرکتها مقرون به صرفه نیست. سازمانها و شرکتهایی که کسب و کار آنها مبتنی بر پروژه نیست و به ندرت در آنها پروژه تدوین میشود، شاید نیازی به این خدمت نداشته باشند. یا سازمانهایی که ابعاد آنها بسیار کوچک (در حد یک تیم) است، ممکن است نیازی به این سبک از خدمت نداشته باشند.
برخلاف موارد ذکر شده، سازمانهایی که کسب و کار آنها پروژه محور است، یا اینکه در کسب و کار خود پروژههای مهم و قابل توجهی دارند، بهتر است از این خدمت استفاده نمایند و از منافع آن استفاده نمایند. این سازمانها میتواند شامل موارد زیر شود اما محدود به آنها نمیشود:
§سازمانهای اجرایی دولتی
§شرکتهای اجرایی خصوصی
§شرکتهای پیمانکاری صنعت ساخت
§شرکتهای نرمافزاری
§شرکتهای مهندسی مشاور
چگونه نظام مدیریت پروژه پیادهسازی میشود؟
همانطور که پیشتر ذکر شد، پیادهسازی نظام مدیریت پروژه، باید بر مبنای مدل یا استاندارد مشخصی صورت پذیرد. مدل یا استاندارد انتخاب شده برای استقرار نظام مدیریت پروژه در سازمان، نحوه یا چگونگی پیادهسازی را تعیین میکند. ما در شرکت راهبری مدیریت آرمانی، برای هر مدل، متدلوژی خاصی برای پیادهسازی آن داریم که در اینجا قابل انتشار نیست. در صورت نیاز به اطلاع از جزئیات چگونگی پیادهسازی نظام مدیریت پروژه بر مبنای مدل منتخب شما، با ما تماس بگیرید.
خروجی استقرار نظام مدیریت پروژه چیست؟
نظر به اینکه سیستم مدیریت پروژه یک نظام مدیریتی است، لذا خروجی آنها شامل موارد قابل اندازهگیری و بعضا غیرقابل اندازهگیری نظیر تغییر در رویکرد و فرهنگ سازمانی، روشهای اجرایی، فرمها و مستندات، فرآیندها و دورههای آموزشی خواهد بود، البته در اینجا فقط بخشی از خروجیهای پیادهسازی نظام مدیریت پروژه ذکر شد، برای آگاهی با خروجیهای مورد نیاز سازمانتان، میتوانید با ما در شرکت راهبری مدیریت آرمانی در ارتباط باشید.
پیادهسازی یا استقرار نظام مدیریت پروژه چقدر هزینه دارد؟
پیادهسازی یا استقرار نظام مدیریت پروژه برای سازمانها از جنس سرمایهگذاری است. این سرمایهگذاری بر اساس پارامترهای مختلفی متغیر است. این پارامترها میتواند شامل موارد زیر باشد، اما محدود به آنها نمیشود:
§ابعاد سازمان
§وضعیت موجود سازمان
§نوع مدل منتخب
§موقعیت مکانی سازمان
§خدمات مورد انتظار
شما میتوانید برای برآورد دقیقتر با متخصصین و مشاورین ما در شرکت راهبری مدیریت آرمانی تماس حاصل فرمایید و با انتخاب شرایط و پارامترهای تاثیرگذار، بهترین برآورد اولیه را دریافت نمایید.
آیا پیادهسازی سیستم مدیریت پروژه نیازمند توسعه نرم افزار است؟
پیادهسازی یا استقرار نظام مدیریت پروژه یک سیستم است و لزوما نیاز به نرم افزار واحد، یکپارچه و جامع ندارد؛
در برخی از شرکتهای کوچک و حتی بعضا متوسط، این نظام میتواند بدون نیاز به نرم افزاری جامع، اجرایی شود. البته نرم افزارها ابزارهایی هستند که سیستم مدیریت پروژه را تسهیل میکنند و به پیادهسازی آن کمک شایانی مینمایند.
لذا توصیه شرکت راهبری مدیریت آرمانی برای کارفرمایان این است که پیش از اقدام برای تهیه نرم افزار یا توسعه آن، ابتدا نظام مدیریت پروژه را در سازمان خود مستقر نمایند. دلیل این توصیه آن است که در صورت نیاز به تغییر (که اغلب پیش میآید)، هزینه اجرای تغییرات در نظام پیادهسازی شده نسبت به هزینه تغییر تواما در نرم افزار و نظام پیادهسازی شده، کمتر است.
کلام آخر:
اگر سازمان یا شرکتی هستید که حیات شما به پروژهها وابسته است و یا به اجرای منظم پروژهها اهمیت میدهید، خدمت استقرار یا پیادهسازی نظام مدیریت پروژه برای شما حیاتی است. برای این منظور شما ابتدا نیاز به یک مدل مدیریت پروژه خواهید داشت، که خوشبختانه مدلهای مختلفی در سطح جهان مانند PMBOK برای این منظور توسعه داده شده است، اما نکته حائز اهمیت، تحقیق و انتخاب یک مدل و وفاداری به آن است، در این زمینه متخصصین و مشاورینشرکت راهبری مدیریت آرمانی، این انتخاب را برای شما بسیار ساده خواهند نمود.
برای پیادهسازی آن شما نیاز به نیروهای زبده (درون سازمان) یا برون سازمان خواهید داشت، که در صورت تصمیم سازمان بر برونسپاری استقرار آن،شرکت راهبری مدیریت آرمانیبا افتخار در تمام مسیر در کنار شما خواهد بود و در هر مرحله با توجه به راهکارها و تجربیات ارزشمند خود، شما را راهنمایی خواهد نمود تا احتمال موفقیت استقرار نظام مدیریت پروژه در سازمان شما به صورت چشمگیری افزایش یابد.
